Her finner du informasjon fra styremøtet mandag 7. september. Alle styremedlemmer og varamedlemmer var tilstede og vi behandlet totalt 20 saker.
Generalforsamlingen vedtok at referater fra styremøter skal legges ut på nettsidene. I både sakspapirene og i debatten ble det fremhevet at dette må gjøres på en måte som også ivaretar personvern siden styret behandler mange saker som angår enkeltbeboere og noen saker med taushetsbelagte opplysninger.
Denne nyhetssaken er styrets forsøk på å forene disse to hensynene, på den ene siden å gi informasjon til beboerne om hva styret foretar seg og på den andre siden behandle personopplysninger på en god måte.
På styremøtet behandlet styret blant annet en sak om hvordan vi skal følge opp generalforsamlingens vedtak. Styret har landet på følgende løsning:
Vi publiserer informasjon fra styremøtene som en nyhetssak på nettsidene
Alle generelle saker som angår fellesskapet, kan vi stort sett omtale utfyllende for å gi informasjon til alle som bor her.
Saker som angår enkelte beboere (typisk søknader og klager) skriver vi ikke noe om, ut over hvor mange slike saker vi har behandlet.
Vi tar gjerne innspill til hvordan vi kan gjøre informasjonen bedre.
Fordeling av arbeidsoppgaver i styret.
Styret har fordelt ansvar for en del av de faste oppgavene mellom seg. Dette er stort sett i tråd med hva tidligere styrer i borettslaget har gjort. Vi bestemte oss for følgende fordeling:
Bygg: Helge (Ansvarlig), Marlene og Magnus
Uteområder og parkering: Stine (Ansvarlig), Karin, Per og Sahar
Siw fortsetter som sekretær
Øyvind går inn/bistår i gruppene ved behov og holder i økonomi og forsikringssaker samt alt som ikke er fordelt til andre.
Øyvind og Karin samarbeider om informasjonsarbeid
De fleste søknadene fra beboeren gjelder enten bygg og boder eller uteområder og parkering. Styret har derfor fordelt seg på to grupper som håndterer disse sakene. Det er fortsatt styret som må innvilge søknader, men gruppene har det praktiske ansvaret for å forberede sakene inkludert dialog med beboerne, slik at styret har all den informasjonen vi trenger når vi skal avgjøre søknader.
Høstdugnad
Høstdugnaden blir lørdag 17. oktober fra klokken 14. Styret kommer tilbake med mer informasjon om hvordan vi gjennomfører dugnaden i år samtidig som vi ivaretar smittevernet på en god måte.
Møteplan 2021
Styret fortsetter med møter første mandag i måneden. Tentativ dato for generalforsamling i 2021 er 22. mars.
Publisere referater fra styremøter på nettsidene
Denne saken er en oppfølging av et vedtak på generalforsamlingen og er også omtalt i innledningen.
Styret vil forsøke å forene hensynene til informasjon og personvern ved å legge ut nyhetssaker etter alle styremøter. Der informerer vi om alle generelle saker, altså saker som angår hele laget.
Styret ser også behov for bedre nettsider. På dagens nettsider må beboerne bla i omfattende dokumenter for å finne svar på til dels enkle spørsmål. Styret har derfor begynt arbeidet med å lage nye nettsider for borettslaget.
Innsyn i tildeling av parkeringsplasser
Denne saken er en oppfølging av et vedtak på generalforsamlingen.
Generalforsamlingen vedtok at parkeringslistene skal offentliggjøres på hjemmesidene og at styret skal forbedre rutinene innen 4-6 uker. Så langt har styret gjennomgått lister vi har fått fra tidligere styre. Informasjonen er lagt inn i styreportalen slik at alle i styret har innsikt og slik at listene ikke ligger hos et enkelt styremedlem. Vi har også sammenlignet parkeringslistene med oversikt fra forretningsfører over hvem som betaler for parkering og garasjer.
Status pr nå er at det er enkelte uoverensstemmelser mellom parkeringslistene og oversikten over hvem som betaler for parkering. Det er også noen usikkerheter knyttet til ventelisten. Styret må derfor avklare disse forholdene før vi kan publisere en oversikt på nettsidene.
Vi håper og tror at vi skal klare fristen på 4-6 uker, men det avhenger av hvor lang tid det tar å få ryddet i uklarhetene rundt de eksisterende listene.
Gjennomgang av regnskap pr 31. august
Styret gikk gjennom regnskapet pr 31. august. Styret har satt opp en første versjon av et periodisert budsjett. Det ser ikke ut til at borettslaget har operert med dette tidligere. Styret har valgt å gjøre dette fordi det gir et bedre sammenligningsgrunnlag for å vurdere regnskapet underveis i året. I det store bildet ser det ut til at både inntekter og kostnader er omtrent som budsjettert, når vi sammenligner med periodisert budsjett. Det er enkelte poster som styret må gå nærmere inn i.
Første versjon av intern økonomiinstruks
Styret finner ikke at borettslaget har en intern økonomiinstruks eller tydelige retningslinjer for behandling av faktura og utbetalinger. Vi mener at dette er en svakhet og at borettslaget bør ha dette. Styret har derfor utarbeidet en første versjon. Den finner du her.
Dette er en aller første versjon som bare dekker de mest kritiske områdene. Vi blir veldig glade for råd og innspill som kan gjøre instruksen bedre.
Maling av fasadene i borettslaget
Styret mener at det haster å komme i gang med maling av fasadene. Samtidig er dette en omfattende oppgave som kan koste en del. Styret starter derfor på jobben med å innhente tilbud og tar sikte på å legge frem en konkret sak for generalforsamlingen i 2021. Da må vi ta stilling til både tempo/fremdrift og finansiering.
Saker fra beboerne
Styret behandlet også 10 søknader fra beboere. Søknadene handler blant annet om tilbygg og å bygge bod.